Open Journal Systems (OJS) memudahkan pengelolaan jurnal hanya jika orang dan prosesnya jelas. Banyak jurnal kampus “punya OJS” tetapi antrean naskah macet, email notifikasi tidak terbaca, atau nomor terbit molor karena peran editor kabur. Teknologi tidak menggantikan tata kelola; ia menampakkan tata kelola yang lemah maupun yang kuat.
Fondasi yang harus beres di awal
- Identitas jurnal lengkap: fokus & scope, frekuensi terbit, kebijakan etika, biaya (jika ada), dan lisensi.
- Tim inti: editor in chief, section editor, copyeditor, layout editor, dan admin teknis—meski satu orang merangkap, peran di OJS tetap dipisah agar alur terlihat.
- Template keputusan: accept, revision, reject—dengan kalimat baku yang sopan dan jelas.
Workflow yang bisa dijalankan mingguan
- Desk screening (kelayakan scope, plagiarisme awal, kelengkapan file) dalam 7–14 hari.
- Peer review dengan tenggat realistis dan pengingat terjadwal.
- Keputusan editor berdasarkan laporan reviewer, bukan “feeling” semata.
- Produksi: copyedit → layout → proof penulis → publish.
Buat kalender editorial per isu: tanggal tutup naskah, batas review, dan tanggal go-live. Tanpa kalender, OJS hanya menjadi arsip naskah mengambang.
Mutu review dan etika
Rekrut reviewer yang kompeten, beri panduan rubrik singkat, dan hormati waktu mereka. Hindari conflict of interest. Dokumentasikan kebijakan plagiarisme dan koreksi/retraction agar pembaca percaya pada arsip jurnal Anda.
Metadata artikel (judul, abstrak, kata kunci, afiliasi, ORCID bila ada, referensi) harus lengkap saat publish—ini memengaruhi indeksasi dan sitasi.
Disiplin teknis yang sering diabaikan
Backup berkala, pembaruan OJS/PHP yang aman, SMTP yang andal untuk notifikasi, dan monitoring antrean “in review” yang terlalu lama. Admin teknis dan editor perlu saling bicara; banyak krisis jurnal adalah masalah komunikasi, bukan plugin.
Penutup
OJS yang sehat adalah ekosistem: kebijakan tertulis, orang yang bertanggung jawab, dan ritme terbit yang dapat dipercaya penulis. Mulailah dari satu isu yang on-time dan bermutu—reputasi jurnal dibangun dari konsistensi, bukan dari janji di laman “About”.
Penulis: Bambang Irawan
Daftar referensi
- Committee on Publication Ethics. (2019). COPE guidelines. https://publicationethics.org/guidance
- Edgar, B. D., & Willinsky, J. (2010). A survey of scholarly journals using Open Journal Systems. Scholarly and Research Communication, 1(2), 1–22.
- Public Knowledge Project. (n.d.). Open Journal Systems documentation. https://docs.pkp.sfu.ca/ojs/
- Stranack, K. (2008). Starting a new scholarly journal in Africa. Public Knowledge Project.
- UNESCO. (2021). UNESCO recommendation on open science. https://www.unesco.org/en/open-science